mediapulsasHillSeek: darbo laiko apskaitos programėlė, sumažinusi rankinį darbą 40 %.
Statybų sektoriui sukūrėme HillSeek - darbo laiko apskaitos ir žiniaraščių programėlę, pakeičiančią popierinius lapus ir rankinį duomenų vedimą skaitmeniniu procesu. Objektuose dirbančios komandos fiksuoja laiką telefone, o vadovai tvirtina žiniaraščius ir automatizuoja algų skaičiavimą - rankinio darbo sumažėjo 40 %, o apskaitos klaidų - 25 %.
MediaPulsas kuria darbo laiko apskaitos ir personalo valdymo (HR-tech) programėles Lietuvoje - nuo statybų objektų iki lauko komandų.
KlientasApie projektą
Statybų versle darbo laiko apskaita ilgą laiką rėmėsi popieriniais lapais, žinutėmis ir rankiniu perkėlimu į skaičiuokles. Toks procesas lėtas, klaidingas ir brangus: kiekviena ranka pervesta valanda - potenciali klaida algų lape, o objektų vadovai leidžia laiką administracijai vietoj darbų priežiūros.
HillSeek šį procesą suskaitmenino nuo pradžios iki galo: darbuotojai fiksuoja darbo laiką tiesiai objekte telefone, brigadų vadovai peržiūri ir tvirtina žiniaraščius, o patvirtinti duomenys automatiškai keliauja į algų skaičiavimą. Vietoj popieriaus ir perrašinėjimo - vientisas skaitmeninis srautas nuo objekto iki buhalterijos.
Kaip veikia sistema
Darbo valandos kelias nuo objekto iki algalapio - skaitmeninis, be popieriaus ir perrašinėjimo:
- Darbuotojas objekte
- Laiko fiksavimas
- Žiniaraštis
- Vadovo peržiūra
- Tvirtinimas
- Algų automatizacija
- Ataskaitos
Iššūkis
Statybų objektas - reiklios sąlygos programėlei: pirštinės, saulė, skirtingi įrenginiai ir žmonės, kuriems technologijos - ne kasdienybė:
- Popierinę apskaitą ir rankinį perkėlimą pakeisti skaitmeniniu procesu
- Sąsaja turi būti tokia paprasta, kad tiktų bet kuriam objekto darbuotojui
- Vadovams reikia greito žiniaraščių peržiūros ir tvirtinimo srauto
- Duomenys iš objekto į algų skaičiavimą turi keliauti be perrašinėjimo
- Apskaitos klaidos, kylančios iš rankinio darbo, turi būti pašalintos
- Programėlė turi vienodai veikti iOS ir Android įrenginiuose
Kodėl tai buvo sudėtinga: techniniai iššūkiai
Paprastumas objekto sąlygomis
Statybininkas nenori mokytis sudėtingos programos. Sąsają suvedėme iki minimumo: laiko fiksavimas keliais paspaudimais, dideli mygtukai, aiškios būsenos - naudotis galima net skubant ar su darbo pirštinėmis.
Žiniaraščių tvirtinimo srautas
Vadovas turi greitai matyti, kas dirbo ir kiek. Žiniaraščiai sugrupuoti taip, kad peržiūra ir tvirtinimas vyktų partijomis, o ne po vieną įrašą - administracijai skiriamas laikas smarkiai sutrumpėja.
Duomenų vientisumas iki algų
Kiekvienas rankinis perkėlimas - klaidos šaltinis. Patvirtinti žiniaraščiai automatiškai maitina algų skaičiavimą, todėl duomenys iš objekto į buhalteriją keliauja be perrašinėjimo - iš čia ir 25 % mažiau klaidų.
Tvirtinimo hierarchija
Darbuotojas fiksuoja, vadovas tvirtina, administracija skaičiuoja - kiekvienas mato ir gali tik tai, kas jam priklauso. Prieigos valdymas pagal roles atskiria atsakomybes ir apsaugo duomenis.
Vientisumas skirtinguose įrenginiuose
Objektuose sutinkami įvairiausi telefonai. Programėlė vienodai veikia iOS ir Android, nepriklausomai nuo įrenginio amžiaus ar dydžio.
Patikimi duomenys realiomis sąlygomis
Darbo laikas - jautrūs duomenys, nuo kurių priklauso atlyginimai. Fiksavimo ir tvirtinimo logika suprojektuota taip, kad įrašai būtų tikslūs ir atsekami, be dviprasmybių.
„Bendradarbiavimas vyko sklandžiai, o mūsų lūkesčiai buvo pateisinti."
- Remigijus Armalavičius, HillSeek vadovas (CEO)
Sprendimas
Sukūrėme pilną darbo laiko apskaitos sprendimą statybų komandoms:
- Darbo laiko fiksavimas tiesiai objekte telefone
- Skaitmeniniai žiniaraščiai vietoj popierinių lapų
- Vadovų peržiūros ir tvirtinimo srautas
- Automatizuotas algų skaičiavimas iš patvirtintų duomenų
- Prieigos valdymas pagal roles
- Ataskaitos ir apskaitos duomenys vienoje vietoje
Architektūra ir inžineriniai sprendimai
HillSeek sukurta su dėmesiu paprastumui ir duomenų vientisumui. Mobilioji dalis veikia iOS ir Android, o esminis architektūrinis principas - vientisas duomenų srautas: darbuotojo užfiksuotas laikas, vadovo patvirtintas žiniaraštis ir algų skaičiavimas remiasi ta pačia duomenų versija, todėl nė vienas skaičius nekeliauja iš rankų į rankas ir nepraranda tikslumo.
Procesas modeliuojamas kaip tvirtinimo darbų eiga su prieigos valdymu pagal roles: darbuotojas fiksuoja, brigados vadovas tvirtina, administracija skaičiuoja algas. Kiekvienas vaidmuo mato ir keičia tik jam priklausančius duomenis, o kiekvienas žiniaraščio pokytis atsekamas. Automatizuotas duomenų perdavimas į algų skaičiavimą pašalina rankinį perkėlimą - būtent jis buvo pagrindinis klaidų ir sugaišto laiko šaltinis.
Architektūriniai pasirinkimai: kodėl būtent taip
Kodėl paprastumas buvo pagrindinis tikslas?
Objekte dirbantis žmogus nenaudos programos, kuria sudėtinga naudotis. Jei fiksavimas neužtrunka sekundžių, darbuotojai jį ignoruos ir grįš prie popieriaus - todėl paprastumą laikėme svarbesniu už funkcijų gausą.
Kodėl vientisas duomenų srautas nuo objekto iki algų?
Kiekvienas rankinis perkėlimas tarp sistemų - klaidos ir sugaišto laiko šaltinis. Kai patvirtinti duomenys automatiškai maitina algų skaičiavimą, klaidų mažėja (pasiekta -25 %), o administracijai skiriamas laikas - taip pat.
Kodėl prieigos valdymas pagal roles?
Darbo laikas lemia atlyginimus, todėl kas ką gali matyti ir keisti - kritiška. Rolės (darbuotojas, vadovas, administracija) atskiria atsakomybes ir apsaugo jautrius duomenis nuo klaidų ar piktnaudžiavimo.
Kodėl žiniaraščių tvirtinimas partijomis?
Vadovas, tvirtinantis įrašus po vieną, praranda tiek pat laiko, kiek popieriuje. Grupinis tvirtinimas leidžia peržiūrėti visą komandą vienu žvilgsniu - būtent tai duoda didžiąją dalį 40 % rankinio darbo sumažėjimo.
Kodėl cross-platform, o ne viena platforma?
Objektuose sutinkami ir iOS, ir Android įrenginiai. Viena programėlė abiem platformoms garantuoja, kad kiekvienas komandos narys gali fiksuoti laiką, nepriklausomai nuo telefono.
Technologijos
- iOS programėlė
- Android programėlė
- Darbo laiko fiksavimas
- Skaitmeniniai žiniaraščiai
- Tvirtinimo darbų eiga
- Prieigos valdymas pagal roles
- Algų automatizacija
- Ataskaitų sistema
- Vientisas duomenų modelis
- REST API
- Automatizuotas duomenų perdavimas
- Mobile-first UI
Rezultatai
Skaitmeninis procesas pakeitė popierių ir rankinį perkėlimą išmatuojama nauda:
Ko išmokome
- Objekto programėlėje paprastumas svarbesnis už funkcijas - sudėtinga sąsaja grąžina žmones prie popieriaus
- Didžiausią naudą duoda ne fiksavimas, o rankinio perkėlimo pašalinimas iki algų skaičiavimo
- Grupinis tvirtinimas taupo vadovų laiką labiau nei bet kuri kita funkcija
- Jautriems duomenims (atlyginimai) prieigos valdymas pagal roles - būtinybė, ne priedas
Kam tinka panašus sprendimas
- Statybų ir rangos įmonėms
- Lauko ir mobilioms komandoms
- Gamybos ir logistikos verslams
- Įmonėms su valandine apskaita
- Personalo ir HR skyriams
- Verslams, dar naudojantiems popierinius žiniaraščius
- Įmonėms su algų automatizacijos poreikiu
- Bet kam, kam reikia darbo laiko apskaitos
Dažniausi klausimai
Kas yra HillSeek programėlė? +
Kokį rezultatą davė programėlė? +
Ar programėlė veikia be interneto ryšio? +
Ar galite pritaikyti panašią programėlę mūsų komandai? +
Kas Lietuvoje kuria darbo laiko apskaitos programėles? +
Turite idėją? Paverskime ją produktu
Papasakokite, ką norite pasiekti - per 48 valandas gausite apimties ir biudžeto įvertinimą bei mūsų siūlymą, nuo ko pradėti. Nemokamai ir be įsipareigojimų.